Die neue Portallösung „eContract“ der Locatech GmbH optimiert jetzt die komplette Vertragsverwaltung in Unternehmen. Die Plattform auf Basis des SharePoint Server 2007 ermöglicht den webbasierten Zugriff auf Unternehmensinformationen und -daten.
Beispielsweise lassen sich damit Leasingverträge für Firmenwagen zentral und sicher ablegen. Prozesse, wie etwa die Verwaltung des Firmenfuhrparks, werden so ganzheitlich über eine zentrale Plattform gesteuert. Aber auch wichtige Kennzahlen und Informationen zu den einzelnen Verträgen, verschiedene Vertragsversionen oder damit zusammenhängende Korrespondenz werden über „eContract“ effizient verwaltet. Organisatorische Prozesse werden so erheblich vereinfacht und manuelle Arbeiten auf ein Minimum reduziert. Wesentliche Vorteile, die sich daraus ergeben, sind Zeit- und Kostenersparnis.
Die Workflow-Funktion von „eContract“ sorgt dafür, dass Vertragsentwürfe im Team schneller finalisiert werden. So erhält jeder zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung vom System, sobald er eine für ihn bestimmte Aufgabe erfüllen soll. Ist diese erledigt und hat er dies entsprechend vermerkt, wird der Entwurf automatisch an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Erst wenn alle Arbeitsschritte durchlaufen sind und der Projektleiter seine Freigabe erteilt hat, steht das Dokument den anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Vorher definierte Nutzungsrechte erlauben es dabei aber ausschließlich befugten Personen, auf bestimmte Unterlagen zuzugreifen. Ein standardisierter Ablauf bei der Erstellung neuer Verträge sorgt dafür, dass diese in einem einheitlichen Layout ausgegeben werden. Änderungen an den Verträgen werden automatisch protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter wann Änderungen vorgenommen hat und welcher Art diese waren. Zudem versieht das System das bearbeitete Dokument gleich mit einer neuen Versionsnummer. So macht „eContract“ auf den ersten Blick transparent, welche Vertragsversion die neueste ist, und die Mitarbeiter greifen so stets auf aktuell gültige Verträge zu. Ältere Versionen können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden, etwa, wenn die Historie eines Vorgangs verfolgt werden soll. Die Arbeit mit der Stichwort- oder Volltextsuche erlaubt es, archivierte Unterlagen sehr schnell aufzufinden.
Ein spezielles Eskalationsmanagement sorgt dafür, dass alle Verträge permanent auf ihre Laufzeit hin überprüft werden. Dies ist bei Leasingverträgen besonders wichtig, da Verlängerungsfristen frühzeitig abgefragt werden und Verträge nicht unbeabsichtigt verlängert werden oder auslaufen. Sobald ein Termin, beispielsweise für die Kündigung eines Vertrages, ansteht, greift hier also eine Erinnerungsfunktion, die den verantwortlichen Mitarbeiter darauf hinweist. Im Urlaubsfall wird eine entsprechende Vertretungsregel aktiviert, die bei Bedarf einen Kollegen benachrichtigt. So werden Arbeitsabläufe mit der Locatech-Lösung weiter optimiert. „Unternehmen haben früher viel Zeit investiert und Informationen mühsam zusammengesucht. Das geht jetzt auf Knopfdruck“, meint Dirk Löhn, Geschäftsführer IT-Services bei Locatech. „‚eContract‘ dient der Termin- und Kostenkontrolle jeglicher Art und kann branchenunabhängig eingesetzt werden.“
Der Ursprung der Locatech GmbH liegt in der Software-Lokalisierung. Mit den aufkommenden Möglichkeiten, Informations- und Kommunikationsprozesse über IT-Systeme und das Internet abzubilden, hat sich der Dienstleister zu einem ganzheitlichen Systemintegrator weiterentwickelt. Nicht nur Inhalte von Dokumentationen, Software oder Schulungsunterlagen werden hier erstellt und übersetzt, sondern darüber hinaus IT-Systeme konfiguriert und entwickelt, die den Informationsfluss in Unternehmen, zu Kunden, Mitarbeitern und dem Markt, vereinfachen, automatisieren und beschleunigen.
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