Mit der Automatisierung von Rechnungsprozessen bietet Pitney Bowes Management Services (PBMS) Unternehmen nach Standardisierung und Zentralisierung die nächste Stufe der Prozessoptimierung für ihre Finance Shared Service Center an.
Führende Unternehmensberatungen und Analysten halten die Potenziale für Wertsteigerung und Kosteneinsparungen in den zentralisierten Back-Office-Strukturen im Finanzwesen noch lange nicht für ausgereizt. Finanzvorstände beurteilen das ähnlich: Für über 90 Prozent der CFOs hat nach einer aktuellen Befragung der Analysten der Hackett Group die Automatisierung der Finanzprozesse oberste Priorität.
„Genau hier setzen wir an und bieten mit unserer Shared Service Center-Automation einen Ansatz, der unmittelbar mit Beginn der Zusammenarbeit signifikant die Kosten senkt und die Qualität verbessert“, erklärt Dejan Aleksic, Sales Director Central Europe bei PBMS.
Basierend auf der FinanceWorks-Lösung bietet PBMS für den Rechnungsaus- und -eingang Mehrwertdienstleistungen an und damit die Möglichkeit, die in Finance Shared Service Centern vor- und nachgelagerte Prozesse zu optimieren.
„Unser Beitrag konzentriert sich stark auf das Automatisieren und das damit verbundene Digitalisieren der Rechnungsprozesse“, so Aleksic. Unsere Managed Services legen dazu die Grundlage: Zahlreiche Schritte, die bisher meist hoch bezahlte Spezialisten in vielen aufwendigen Vorgängen manuell erledigen mussten, lassen sich so erheblich schneller durchführen. „Kunden, die dieses Konzept bereits umsetzen, bearbeiten im Bereich der Rechungsprüfung mehr als 200 Eingangsrechnungen pro Mitarbeiter und Tag“, weiß der Experte für Finanzprozesse. Die Kombination aus Zentralisieren und Automatisieren wirkt sich so deutlich auf die Kosten aus. Der unabhängige Analyst und Berater Volker Engelhardt, Senior Director Transformation von der Hacket Group, bestätigt das: „Durch die Implementierung einer Shared Service Organisation und die Automatisierung von beispielsweise Accounts Payable und Receivable-Prozessen ist es möglich, die Kosten mehr als zu halbieren.“
Einsparungen ab dem Beginn der Zusammenarbeit
Möglich macht das ein integrierter Ansatz, der den Rechnungsprozess auf unterschiedlichen Ebenen digitalisiert und automatisiert. Die Grundlage hierfür legt FinanceWorks: Das Framework bündelt unterschiedlichste Ansätze der Rechnungsübermittlung. Unabhängig davon, ob der Rechnungseingang papierbasiert, über EDI oder schon elektronisch erfolgt: FinanceWorks unterstützt diese Prozesse und liefert standardisierte Informationen und Daten in die Finanzabteilung.
Unterstützt wird das Ganze von Viper, einer Technologieplattform, mit der Rechnungssteller und -empfänger gemeinsam ihre Daten über ein Portal austauschen oder direkt in ihre ERP-Systeme einspeisen können. Die Technik funktioniert wie ein Druckertreiber, der in wenigen Minuten auf jedem Windows-PC installiert werden kann. Mit Viper werden die Dokumente elektronisch signiert und verschlüsselt direkt an den zuständigen Mitarbeiter oder das ERP-System übermittelt. „Der deutliche Vorteil des digitalen Rechnungsversands liegt nicht nur in den Einsparungen in Papier-, Druck- und Portokosten: Die Rechnungen stehen sofort zur Bearbeitung im System zur Verfügung – und alle die damit verbundenen Kosten- und Geschwindigkeitsvorteile“, erklärt Dejan Aleksic.
Damit die Einführung von digitalen und automatisierten Rechnungsprozessen keine Insellösung innerhalb der Finance Shared Service Center bleibt, legt PBMS auf ein professionelles Rollout-Management besonderen Wert. Speziell geschulte Invoice Consultants sprechen auf Wunsch alle involvierten Rechnungspartner an und geben gezielte Hilfestellung, warum und wie eine Umstellung auf elektronische Rechnungen funktionieren kann. Aleksic: „Unsere Berater motivieren ausgesprochen erfolgreich, weil sie aus der Vielzahl der Gespräche die unterschiedlichsten Kundenbedürfnisse kennen und hierzu passende Lösungsvorschläge parat haben.“
Über Pitney Bowes
Pitney Bowes unterstützt als Mailstream-Spezialist Unternehmen und Organisationen jeder Größe dabei, ihre Prozesse rund um den Informations-, Post- und Dokumentenfluss effizient zu gestalten. 35.000 Mitarbeiter bieten mehr als zwei Millionen Unternehmen weltweit Technologie, Service und Innovationen. Das 1920 gegründete Unternehmen erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 6 Milliarden US-Dollar.
Seit 1961 ist die Pitney Bowes Deutschland GmbH auf dem deutschen Markt tätig und hat seither auch hier ihre Marktposition ständig ausbauen können. Die Deutschlandzentrale von Pitney Bowes hat ihren Sitz in Heppenheim (Hessen). Niederlassungen in Hamburg, Berlin, Hannover, Leipzig, Dresden, Bielefeld, Neuss, Köln, Stuttgart und München sorgen für ein flächendeckendes Vertriebs- und Servicenetz. Aus Heppenheim werden auch die Aktivitäten in Österreich und in der Schweiz gesteuert.
