E-Billing macht Sinn – insbesondere im Dienstleistungssektor, wo keine Ware von A nach B versendet wird. So kann beispielsweise in der Touristikbranche durch den elektronischen Versand von Rechnungen massiv gespart werden: Reiseveranstalter, Airlines, Autovermietungen und Hotels können durch die elektronische Rechnungsabwicklung Arbeitsprozesse optimieren und Kosten reduzieren.
Das weiß auch Christian Balzer vom Hotel-Reservierungsportal hotel.de. „Wir übermitteln monatlich zwischen 20 und 30 Tausend Rechnungsdokumente an unsere Hotelpartner. Die Umstellung auf elektronische Fakturierung mit der entsprechenden gesetzeskonformen Signaturlösung bedeutet für beide Seiten eine enorme Entlastung“, sagt Christian Balzer, Head of Finance Development bei hotel.de. Bei dem weltweit operierenden Unternehmen sind ab sofort zwei digiSeal Signaturserver der secrypt GmbH aus Berlin im Farmingbetrieb im Einsatz. Mit vier parallel laufenden Signaturkarten kann die Signierung der Rechnungsdaten nun im automatisierten Massenbetrieb abgebildet werden.
Flexibilität im Dienste des Kunden
Bei dem hohen Rechnungsaufkommen von hotel.de lag die Entscheidung für eine Inhouse-Signaturlösung auf der Hand. „Wir haben uns für den digiSeal server von secrypt entschieden, weil dieser eine synchrone Schnittstelle (API) bietet, die sich aus Programmierersicht besonders gut in unser Fakturierungssystem implementieren lässt,“ erklärt Herr Balzer. Momentan werden ca. 10 Prozent der Rechnungen des Unternehmens elektronisch übermittelt – Tendenz steigend. „Wir denken, dass wir den Anteil der Online-Fakturierung in den kommenden 12 Monaten verdoppeln können“, meint Herr Balzer. Bei einer Steigerung von 10 auf 20 Prozent wäre der ROI (return on investment) der Signaturlösung schon in einem Jahr erreicht. Die 2D-Barcode-Signatur, die die secrypt GmbH neben anderen gängigen Signaturformaten „on top“ anbietet, ermöglicht außerdem den gesetzeskonformen Versand der Rechnungsdokumente per E-Fax. Hoteliers und Partner, die noch nicht über ein adäquates elektronisches Archivierungssystem verfügen, könnten die elektronisch übermittelten Dokumente mit dem 2D-Barcode zudem ausdrucken und wie gewohnt ablegen. „Unser primäres Ziel ist es jedoch, die Akzeptanz von E-Mail-Rechnungen bei unseren Partnern zu erhöhen,“ so Balzer.
Signaturlösungen im Baukastenprinzip: E-Billing nach Maß
Bei der Signaturerzeugung mit dem digiSeal server spielt es keine Rolle, in welchem Dateiformat eine Rechnung erzeugt wird (PDF, PDF/a, EDIFACT, XML, IDOC, FAX, TIFF etc.) oder über welchen Kanal sie zum Kunden gelangen soll (E-Mail, Internetportal, FTP, HTTP, X.400, FAX G3/G4 etc.). Auch für die Signaturverifikation bietet secrypt verschiedene bedarfsgerechte Alternativen an, so z.B. den digiSeal server mit Verifikationsfunktion. Dieser prüft automatisiert alle standardkonformen Signaturformate, auch solche anderer Signaturkomponentenhersteller und erstellt eine GDPdU-konforme Prüfdokumentation für das Archiv. „Die Befürchtung vieler Unternehmen, die Implementierung einer Signaturkomponente in das bestehende System sei kompliziert und kostenaufwändig, ist absolut unbegründet“, so Tatami Michalek, Geschäftsführer der secrypt GmbH. „Eine professionelle Signaturlösung lässt sich in nahezu jeden bestehenden digitalen Arbeitsprozess integrieren“, erläutert Michalek.
Über hotel.de
Die hotel.de AG betreibt einen weltweiten Hotel-Reservierungsservice. TravelRes Limited, TravelRes France S.A.R.L., TravelRes Ibérica S.L. und hotel.info GmbH sind Tochterunternehmen der hotel.de AG. Geschäfts- und Privatkunden buchen über hotel.de <http://www.hotel.de/> weltweit schnell und kostenfrei Hotels aller Kategorien zu tagesaktuellen Vorzugspreisen. Dies geschieht insbesondere online über die Internetseite hotel.de <http://www.hotel.de/> bzw. telefonisch über das unternehmenseigene mehrsprachige 24 Stunden-Call Center. Ein umfassendes Serviceangebot sowohl für Buchungs- als auch Hotelkunden unterstreicht den hohen Service- und Qualitätsanspruch von hotel.de. (www.hotel.de)
