Das einfachste Belegwesen ist eines, in dem die Belege elektronisch vorliegen und ohne manuelle Erfassung bearbeitet
werden können. Mehr als die Hälfte der rund 800 Franchisenehmer der
McDonald’s Restaurants wissen die Vorzüge eines solchen Systems
inzwischen zu schätzen.
Über ihren Steuerberater und den Nürnberger IT-Dienstleister DATEV eG sind sie mit ihrem Hauptlieferanten, der Alpha Group Tochter WLS GmbH Warenhandel + Logistik + Service, verbunden. Parallel zu den papierenen Rechnungen bekommen sie ihre Rechnungsdaten von dort via DATEV-Rechenzentrum online zur Verfügung gestellt. Da sich die Daten so umgehend weiterverarbeiten lassen, sorgt das Online-Verfahren für enorme Zeitersparnis bei Unternehmer und steuerlichem Berater.
Zum Sortiment von WLS gehören alle in den McDonald’s Restaurants benötigten Waren, wie zum Beispiel Brötchen, Hamburger-Patties, Salate und Ketchup aber auch sonstige Ausstattungswaren wie Servietten, Strohhalme oder Putzmittel bis hin zu Werbemitteln. Die McDonald’s Franchisenehmer beziehen somit den größten Teil ihrer Waren und Dienstleistungen aus einer Hand von dem Groß- und Außenhandelsunternehmen. Dementsprechend kommen cirka 80 Prozent ihrer Eingangsrechnungen aus dem Hause WLS. Für die Buchführung der Restaurantbetreiber bedeutet die Online-Zulieferung der Rechnungsdaten deshalb, dass lediglich ein sehr geringer Anteil der Belege noch manuell erfasst werden muss.
Die Papierrechnungen gehen von WLS direkt mit der jeweiligen Warenlieferung an den Franchisenehmer; parallel werden die Datensätze im Edifact-Format verschlüsselt online zur Verfügung gestellt. Das DATEV-Rechenzentrum holt diese Datensätze in regelmäßigen Abständen ab, entschlüsselt und konvertiert sie automatisch in das passende Format, damit sie später in verschiedene Online-Anwendungen eingelesen werden können. Anschließend werden die Daten über einen Ordnungsbegriff dem jeweiligen Restaurantbetreiber zugeordnet und entsprechend abgespeichert. Dabei generiert das System aus den Rechnungsdaten bereits automatisch Buchungsvorschläge. In der Steuerberatungskanzlei werden diese in die Rechnungswesensoftware eingelesen und dienen als Grundlage für die Buchführung.
