Bevor sich Unternehmen mit den IT-Outsourcing Gedanken beschäftigen sollten sie zunächst klären, wie sich die IT in all ihren Verknüpfungen in die Unternehmensstrategie einfügt und wie sie die Geschäftsziele unterstützen kann. Schlechte Vorbereitung und überhastete Übergaben an externe Dienstleister können jedem Outsourcing-Deal vorzeitig den Garaus machen.
Unternehmen können sich auf ein Outsourcing Szenario optimal vorbereiten indem bestimmte Grundregeln eingehalten werden.
Ist die Unzufriedenheit mit der eigenen IT der Grund für den Outsourcing-Wunsch, dann ist von einer Auslagerung dringend abzuraten. Die Fremdvergabe an einen externen Dienstleister löst keine organisatorischen Probleme. Auch einen Innovationsstau kann ein externer IT-Dienstleister nicht beheben. In diesem Fall ist es generell sinnvoller Unternehmen wie die Globalpers GmbH, die auf Unternehmensberatung mit Fokus IT spezialisiert sind zu Rate zuziehen. Es ist dringend ratsam, die Probleme zunächst intern zu lösen, bevor die ersten Outsourcing-Gespräche beginnen.
Die Antworten auf folgende Fragen sollten bei der Endscheidung für das Outsourcing helfen:
- Welchen Beitrag liefert die IT für die Geschäftsziele?
- Welches sind die kritischen Geschäftsprozesse?
- Werden diese Prozesse in einem sich wandelnden Umfeld gemäß „best practice“ unterstützt?
- Wie steht es um die IT-Kosten?
- Ist die Hard- oder Softwarelandschaft zu heterogen für das Outsourcing?
- Hat sich die IT zu einem Hemmschuh für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens entwickelt?
- Wie wird mit einen Innovations- und Anwendungsstau umgegangen?
- Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?
- Ist die Verfügbarkeit der kundenrelevanten Geschäftsprozesse gewährleistet?
Für den Erfolg eines Outsourcing-Projekts ist neben einer guten strategischen Vorbereitung die optimale Verhandlung des Dienstleistungsvertrages entscheidend.
Folgende Tipps für die Vertraggestaltung:
- Der Vertrag sollte in der Muttersprache abgefasst sein und der Auftraggeber erstellt einen eigenen Vertragsentwurf für in die Vertrags Verhandlungen.
- Outsourcer setzen auf standardisierte Dienstleistungsverträge (Service Level Agreements (SLAs), um das eigene Vertrags-Management zu vereinfachen. Das sollte der Auftraggeber nur dann akzeptieren, wenn er standardisierte IT-Dienstleistung auslagert.
- Vertragsverhandlungen sollten nicht allein unter juristischen Aspekten geführt werden. Wie sich die Vereinbarungen auf den IT-Betrieb auswirken, können nur erfahrene Experten beurteilen.
- Projekte mit Referenzkunden, die dem Outsourcer keinen Deckungsbeitrag bieten, sollten beide Parteien im eigenen Interesse meiden. Outsourcer reagieren im Allgemeinen nach einiger Zeit mit Einsparungen, wobei die Qualität stark nach lässt.
- Vertragsverhandlungen brauchen Zeit. Auch hier gilt: Wenn klar ist, was mit welchen Erwartungen ausgelagert werden soll, verkürzt sich die Zeit.
- Zudem hat sich gezeigt, dass nur faire Verträge beiden Parteien langfristig zugute kommen. Bei Verdacht auf ein Dumping-Angebot sollte ein anderer Partner gewählt werden.
- Möglichst mehrere Service Level Agreements (SLAs) verschiedener Anbieter vergleichen.
Die Frage des Outsourcings, ob eine Leistung selbst erstellt oder fremd beschafft werden soll, ist eine grundlegende Organisationsentscheidung des Managements. Einerseits müssen die Vorteile eines Outsourcing-Vorhabens den Risiken gegenübergestellt werden. Anderseits muss auch die strategische Frage der Konzentration auf die Kernkompetenzen geprüft werden. Kernkompetenzen können wie folgt definiert werden: „Kernkompetenzen unterscheiden das Unternehmen von seinen Wettbewerbern, bilden einen Wettbewerbsvorteil, und stellen reproduzierbares und übertragbares Wissen dar“.
Folgende Kernkompetenzen sollten notwendigerweise in der eigenen Organisation verbleiben:
- Strategie- und Architekturentwicklung
- Entwicklung von Standards und Normen für die Organisation
- Controlling und strategische Planung
- Inventar bzw. Unternehmen Asset und Ablösung der Altsysteme
- Karriereentwicklung und Förderung des eigenen Personals
- Beratungsfunktion bezüglich Kosten, Nutzen und Risiken
- Neubeschaffung Architektur und Design
- Lieferanten Beziehungen, die Fähigkeit, eigene Standards zu definieren
Es bestehen verschiedene Beweggründe für eine Outsourcing-Entscheidung. Die von Fachleuten am häufigsten genannten Gründe für ein Outsourcing sind die Konzentration auf die Kernkompetenzen und Kostensenkungen. Vielfach gründet die Motivation für ein Outsourcing auf Markt Veränderungen. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten steigt der Druck für die Unternehmen, die Kosten zu senken, um profitabler zu arbeiten. Zudem kann der Zugang zu Expertenwissen (spezialisierte Fähigkeiten, Technologie, Prozesse) eine Motivation für den Fremdbezug darstellen. Außerdem verlieren Bereiche der Informationstechnologie aufgrund der allgemeinen Verfügbarkeit an strategischer Bedeutung, da sie keinen Wettbewerbsvorteil mehr darstellen. Firmen, die aufgrund dieser Überlegung ihre IT-Infrastrukturen und Prozesse auslagern, versprechen sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
Ein Risiko stellt den Verlust von Wissen für den Outsourcer dar. Durch ein Outsourcing von Tätigkeiten geht das interne Wissen respektive die IT-Kompetenz verloren. Somit ist das Unternehmen möglicherweise nicht mehr in der Lage, die entsprechenden Tätigkeiten selbst durchzuführen. Wobei die Risiken durch vertragliche Vereinbarungen in vielen Fällen reduziert werden können. Unternehmen können nur gewinnen, wenn sie teilen können. Oder anders: Wenn der gemeinsame Nutzen einer Outsourcing-Partnerschaft geteilt werden kann. Wichtig ist eine optimale strategische Vorbereitung der eigenen IT im Vorfeld, die Einbindung bzw. Koordination der internen Stellen und die Schrittweise Übergabe an den Provider. Alle internen Prozesse und Organisation müssen die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Weiter ist zu beachten, dass Abteilungsleiter nicht eine kurzfristige Umsetzung einfordern, um sich durch mögliche Einsparpotenziale zu profilieren und dadurch zusätzliches Chaos verursachen.
Der Outsourcing Partner sollte nicht von einzelnen Hardware- oder Softwareanbietern abhängig sein. Diese Unabhängigkeit hilft, die jeweils beste Lösung für den Kunden zu finden und hinsichtlich Trends und Entwicklungen stets auf dem neuesten Stand zu sein.
Das Management und der Betrieb einer zukunftsorientierten IT- und System-Infrastruktur ist eine der zeit- und kostenintensivsten Aufgaben eines jeden Unternehmens. Spezialisten wie die Globalpers GmbH bieten Outsourcing effizient und kostengünstig. Globalpers stellt innovative IT-Lösungen – von der Planung bis zur Anwenderbetreuung – zur Verfügung. Firmen wie die Globalpers GmbH sind auf solche Aufgaben spezialisiert und bieten marktgerechtes IT-Outsourcing an, welches auf modernsten Methoden basiert und professionell erbracht wird. Dazu zählen die Planung und Umsetzung von Outsourcing- und IT-Projekten. Spezialisten gewährleisten den sichern Betrieb der IT-Infrastruktur. Die Unternehmen können sich wieder ganz auf ihre Kernkompetenz konzentrieren.
Outsourcing ist Partnerschaft: Verantwortlich für den Erfolg des Projektes.
Computer – früher ging es ohne, heute geht ohne nichts.
Zitat Erwin Benz, Schweizer Kapuziner
Mehr Informationen über die Globalpers GmbH finden Sie unter:
www.globalpers.de
